+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Реестр регистрации исходящей документации иксель

Реестр регистрации исходящей документации иксель

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать?

На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота. Мы поможем вам разобраться с регистрацией [1] : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии. Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря канцелярию , потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию. Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать.

Обычно требуется четыре реестра регистрации:. Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами приказом или учредительными документами уставом организации.

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа и использовать буквенную индексацию например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ Пример 3 , распоряжения по бухгалтерии — буквенный индекс ГБ Пример 4.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров.

Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов. Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т. Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т. Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП — заказное письмо, ЦП — ценное письмо и т. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы открытки, проспекты, брошюры, буклеты , а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, так как практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов см.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер из вышеприведенных мною или других подобных соображений , то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют степлером или скрепкой к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, так как иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов.

На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. После регистрации и проставления визы резолюции руководителем на входящем документе делается его ксерокопия или скан-копия в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц.

Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись.

Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист. Оригиналы документов за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов должны храниться у секретаря в канцелярии. Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий.

Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями скажем, неисправного агрегата , в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, то есть созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия , создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации если ее пока еще у вас нет.

Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом. К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше.

Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно. Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.

Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем. Представление сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера является обязанностью лица, предусмотренной антикоррупционным законодательством.

Оценка информации проводится с использованием подсистемы "Личный кабинет органа службы занятости населения субъекта РФ". Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа — не беда! Напишете необходимые отметки от руки. Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп: внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации служебные и докладные записки, протоколы и т. Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации: Реестр приказов Реестр распоряжений Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами приказом или учредительными документами уставом организации.

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок.

Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний.

Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Входящие документы Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Здесь нужно дать некоторые пояснения. Исходящие официальные письма Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу Пример

Журнал регистрации исходящих документов

Активировать демодоступ. Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

Активировать демодоступ. В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно. Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Регистрация исходящих документов

Здравствуйте, друзья сайта itswat. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов — внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО — лишние и пока неуместные траты. Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Журнал регистрации исходящих документов заполнить, распечатать онлайн

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн.

Регистрация документов организации - программа предназначена для регистрации и ведения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов приказов, распоряжений ит. Возможность ведения нескольких организаций.

Журнал регистрации исходящих документов — служит для документирования всей исходящей документации из хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается сведения о всей исходящей корреспонденции. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:.

Исходящие документы в организации

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Реестр корреспонденции

.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Учет и регистрация исходящих документов в году регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ираида

    Ну так нужно идти до конца, он покрывает? Значить нужно добиваться и его увольнения вместе с остальными.

  2. elanecma

    Забегая вперед, я зарешал так: хозяин кв договорился с частью жильцов бесплатными услугами от жены (работает в городской больнице), а я дал часть денег хозяйке кв, которая пострадала наибольшим образом и сделал косметический ремонт в снимаемой кв. По завершению трений с кв пришлось свалить ибо видеть эти рожи у меня небыло никаких сил. :)

  3. Эмма

    Если автомобиль завезен на Себя, но его украли. Стоит ли бояться штрафов?

© 2018-2019 rst-proekt.ru